Политика финансового учёта

1. Общие положения

Учётная политика — это конкретные принципы, методы, правила и практические указания, разработанные Общественной организацией «Хамкадам» для подготовки и представления финансовой, налоговой и статистической отчётности, которые специально не оговорены в нормативных правовых актах Республики Таджикистан, но применяются в практической деятельности Общественной организации «Хамкадам».

Правовую основу настоящего документа составляют положения, приказы, инструкции, проекты и другие организационно-распорядительные документы, разработанные на основе нормативных правовых актов Республики Таджикистан и применяемые в работе Общественной организации «Хамкадам».

Общественная организация «Хамкадам» представляет отчётность и настоящую Учётную политику соответствующим сторонам:

а) донорам, партнёрам;

б) Министерству юстиции Республики Таджикистан;

в) Налоговой инспекции города Душанбе;

г) Агентству статистики города Душанбе;

д) Фонду социальной защиты РТ.

Финансовая, бухгалтерская и иная информация предоставляется другим лицам только с письменного согласия руководства Общественной организации «Хамкадам» или в случаях, предусмотренных законом (решение суда, прокуратуры и т. п.).

1.1. Финансовую отчётность и учёт Общественной организации «Хамкадам» ведёт главный бухгалтер.

1.2. Главный бухгалтер является ключевым финансовым сотрудником и отвечает за все финансовые операции организации (налоговые обязательства, начисление заработной платы, утверждение всех проектных и административных расходов, подготовка отчётов для донора и других отчётов, необходимых по деятельности Организации в связи с бухгалтерским учётом на предприятиях и в государственных учреждениях).

1.3. Операции по приёму, учёту, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность, выполняет кассир или главный бухгалтер Организации. В установленном порядке он получает в банковских учреждениях документы и денежные средства для выплаты заработной платы, командировочных и других прямых административных расходов. Ведёт кассовую книгу по приходным и расходным документам. Сверяет фактическую сумму с книжным остатком. Составляет кассовый отчёт.

1.4. На территории Республики Таджикистан все расходы производятся в национальной валюте (сомони). Если средства поступают в иностранной валюте, выплата производится в национальной валюте по курсу Национального банка Республики Таджикистан.

1.5. Финансовый год организации начинается 1 января и заканчивается 31 декабря каждого года.

1.6. Для финансовой прозрачности деятельности Организации ежегодно готовится документ, который включает, в частности:

a) сведения о гранте с названием проекта, сроком и донором;

b) сумму доходов и расходов за финансовый год;

c) итоговую сумму оборотных и внеоборотных средств;

d) общую сумму расходов по отдельным категориям утверждённой формы (в приложении).

2. Организационная структура и правовой статус

2.1. Общественная организация «Хамкадам» — общественная, неправительственная, неполитическая, некоммерческая организация, является юридическим лицом и действует на основании Устава и действующего законодательства РТ;

2.2. Деятельность ОО «Хамкадам»: основная цель деятельности Организации — содействие устойчивому развитию, поддержка инициатив подростков и молодёжи в сфере цифровизации и экологии, а также повышение уровня благосостояния и улучшение социально-экономического положения общества;

2.3. ОО «Хамкадам» имеет действующий счёт в национальной валюте в ЗАО «Алиф Банк»:

2.4. ОО «Хамкадам» состоит на учёте в Налоговой инспекции г. Душанбе как налогоплательщик, ИНН 040072167, регистрационный номер плательщика в Фонде социальной защиты населения №___.

3. Для надлежащей работы бухгалтеру необходимо:

3.1. Подготовить кассовую книгу и вносить в неё сведения о поступлении и расходовании средств;

3.2. Кассовая книга должна быть официально утверждена руководством организации;

3.3. Все расходы по кассовой книге делятся на 2 части:

а) прямые административные расходы — оплачиваются единым платежом и распределяются между проектами в процентном соотношении согласно бюджету (аренда офиса, коммунальные услуги, связь (телефон, интернет), техническое обслуживание, канцелярские товары, техническое имущество, транспортные расходы, другие расходы, связанные с административным содержанием офиса);

б) проектные расходы — расходы, связанные с осуществлением деятельности проекта.

4. Оплата услуг

4.1. Все выплаты заработной платы сотрудникам, а также привлечённым по договору специалистам производятся наличными и безналично путём перечисления на банковскую карту.

4.2. Основанием для выплаты заработной платы сотруднику являются трудовой договор, приказ о приёме на работу и табель учёта рабочего времени.

4.3. Основанием для оплаты услуг привлечённых по договору специалистов являются договор об оказании услуг и акт приёмки работ.

5. Порядок получения средств из кассы организации и проведения конкурса/тендера на закупку товаров и услуг

Для получения наличных средств на прямые и проектные расходы необходимо:

5.1. Заполнить бланк заявки на оплату (требование). Бланк на проектные платежи заполняют сотрудники проекта, на административные платежи — администрация (администратор).

5.2. Сотрудники проекта заполняют заявку на текущие проектные расходы следующего месяца не позднее 25-го числа текущего месяца.

5.3. Для обеспечения прозрачности закупок товаров и услуг в ОО «Хамкадам» с учётом международных/национальных стандартов и требований партнёров по развитию конкурс/тендер организуется на основе следующих принципов:

• прозрачность;

• равенство участников конкурса/тендера;

• соотношение цены и качества;

• соответствие стоимости товаров и услуг бюджету проекта.

5.4. Конкурс/тендер в ОО «Хамкадам» включает следующие этапы:

• заявка на начало конкурса/тендера;

• объявление конкурса/тендера (срок объявления конкурса/тендера — не менее 8 рабочих дней);

• составление списка организаций, заинтересованных в участии в конкурсе/тендере;

• список организаций, направивших свои коммерческие предложения для участия в конкурсе/тендере;

• проведение заседания конкурсной/тендерной комиссии и определение победителя;

• заключение договора;

• контроль за исполнением договорных обязательств поставщиком товаров и услуг;

• составление акта приёмки работ и услуг;

• оплата оказанных услуг или поставленного товара на основании счёта-фактуры.

5.5. Товары/услуги стоимостью до 3 500,00 (трёх тысяч пятисот) сомони закупаются напрямую у поставщика.

5.6. При закупке товаров/услуг стоимостью от 3 500,00 (трёх тысяч пятисот) до 15 000,00 (пятнадцати тысяч) сомони для оптимальной закупки (цена — качество) необходимо получить коммерческие предложения не менее чем от трёх компаний. Все сравнительные цены прилагаются к документам о закупке.

5.7. При закупке товаров/услуг стоимостью свыше 15 000,00 (пятнадцати тысяч) до 100 000,00 (ста тысяч) сомони объявляется конкурс. Конкурс проводится в соответствии с нормами Закона Республики Таджикистан «О государственных закупках товаров, работ и услуг».

5.8. При закупке товаров/услуг стоимостью свыше 100 000,00 (ста тысяч) сомони объявляется тендер. Тендер проводится в соответствии с нормами Закона Республики Таджикистан «О государственных закупках товаров, работ и услуг».

5.9. Для получения средств у кассира заявка должна быть утверждена руководителем организации.

5.10. При выдаче или возврате неизрасходованных средств указываются дата выдачи/возврата, фамилия получателя/плательщика, название проекта, сумма выдачи/возврата, цель использования, подписи получателя/плательщика и кассира.

5.11. Лимит хранения наличных денег в кассе организации установлен в размере 1 000 сомони.

6. Отчётность, контроль и ответственность

6.1. Все отчёты и расходы должны соответствовать основам организации труда, трудовому законодательству и законодательству об охране труда Республики Таджикистан, налоговому законодательству, правилам внутреннего распорядка, правилам и нормам охраны труда и контролируются главным бухгалтером.

6.2. Финансовые сотрудники должны знать руководящие и нормативные документы (решения, приказы, инструкции, указания и т. д.), касающиеся финансовых операций, форм кассовых и банковских документов, порядка приёма, выдачи, учёта, отчётности и хранения денежных средств.

6.3. Главный бухгалтер начисляет суммы заработной платы и налогов.

6.4. Лицом, ответственным за уплату налогов и подготовку социальной и налоговой отчётности, является главный бухгалтер.

7. Порядок оформления приходных и расходных кассовых документов, ведения кассовой книги и составления кассового отчёта

7.1. Финансовые отчёты представляются с приложением всех подтверждающих документов:

а) по административным расходам — не позднее 10-го числа следующего месяца;

б) по проектным расходам (срочные мероприятия) — не позднее 5 рабочих дней после завершения мероприятия.

7.2. Подтверждающие документы, сданные администратором/координатором, кассир тщательно проверяет и передаёт главному бухгалтеру для внесения в приходную книгу.

7.3. Руководители/административные помощники проекта отвечают за свою финансовую деятельность перед бухгалтером и кассиром. Бухгалтер и кассир вправе запрашивать любые сведения и документы, подтверждающие платёжные операции.

7.4. Кассир или бухгалтер обязан сверять остатки в банке и в кассе с кассовой книгой и периодически передавать их главному бухгалтеру.

7.5. Все отчёты по грантам главный бухгалтер выполняет периодически или по завершении проекта в зависимости от договорённости сторон.

7.6. Кассир отвечает за поступление денег в кассу и должен регулярно контролировать наличие средств в пределах установленного для организации лимита остатка наличных денег в кассе.

7.7. Для контроля сохранности наличных денег главный бухгалтер обязан регулярно сверять кассу с книгой; кроме того, касса может быть в любое время (без предупреждения) проверена главным бухгалтером или работодателем в присутствии свидетеля, а результат зафиксирован руководством. При недостаче или излишке между пересчитанной наличностью и книгой кассир должен написать объяснение, на основании которого руководство принимает меры.

8. Суммы выплат и финансовое документирование

8.1. Для направления сотрудника в служебную командировку в пределах Республики Таджикистан или за её пределы оформляется распоряжение/приказ работодателя.

8.2. Командировочные расходы включают расходы на транспорт, проживание и суточные.

8.3. Командировочные расходы на территории Республики Таджикистан рассчитываются в национальной валюте, а за её пределами — в иностранной валюте (в долларах США).

8.4. Покупку авиабилетов обеспечивает администратор/координатор проекта. Самостоятельная покупка авиабилетов допускается только по согласованию с администратором/координатором проекта. При самостоятельной покупке авиабилетов расходы возмещаются после представления квитанции о покупке авиабилетов и оригинала посадочного талона. При поездке наземным транспортом (поезд, такси) оплата возмещается после представления билетов терминала. При отсутствии билетов терминала оплата возмещается на основании договора об оказании транспортных услуг с приложением копии паспорта/водительского удостоверения водителя, копии свидетельства индивидуального предпринимателя и копии квитанции об уплате налога за последний месяц.

8.5. Расходы на проживание возмещаются после представления квитанции об оплате проживания в гостинице.

8.6. Для возмещения командировочных расходов сотрудникам ОО «Хамкадам», а также лицам, участвующим в реализации проектов (участникам семинаров, приглашённым гостям, партнёрам, консультантам и другим), направляемым в служебные командировки в страны дальнего и ближнего зарубежья, а также в пределах Республики Таджикистан, в соответствии с Постановлением Правительства Республики Таджикистан «О возмещении расходов на служебные командировки государственных служащих и работников государственных организаций и учреждений в зарубежные страны, а также в пределах Республики Таджикистан» № 531 от 31 октября 2008 года устанавливаются следующие нормы:

Командировочные средства перечисляются в два этапа: сначала 80% согласованной суммы, затем 20% (окончательный расчёт) по завершении командировки и при представлении авансового отчёта. При необходимости командировочные средства перечисляются в размере 100%.

8.7. При любой покупке или учёте расходов на проведение тренингов/семинаров и других мероприятий необходимо требовать чек/квитанцию и счёт.

8.8. Расходы на публикацию и печать материалов должны подтверждаться кассовым чеком/квитанцией и счётом-фактурой, в которых указываются: а) для публикации — название издания, язык издания, стоимость за единицу, количество и общая стоимость; б) для печати материалов — количество страниц, стоимость одной страницы, количество и полная стоимость.

8.9. Письменный перевод оплачивается из расчёта 1 (одна) страница = 1 800 знаков без пробелов. Стоимость 1 (одной) страницы установлена в размере 13 долларов США и рассчитывается в национальной валюте по курсу Национального банка Республики Таджикистан на день оплаты.