Политика закупок

1. Планирование закупок

1.1. Конечная цель планирования закупок — согласованные и комплексные действия по своевременному удовлетворению потребности в товарах, услугах или работах по разумной стоимости. Раннее и точное планирование важно, чтобы избегать закупок «в последний момент», экстренных или незапланированных закупок, которые противоречат эффективным, результативным и, как следствие, прозрачным закупкам. Кроме того, бо́льшая часть возможной экономии в процессе закупок достигается за счёт совершенствования этапов планирования. Даже когда планировать сложно, например в чрезвычайных ситуациях, можно принять превентивные меры, чтобы обеспечить планирование на случай чрезвычайных ситуаций и лучше подготовиться к предстоящим заявкам на закупку.

1.2. Эффективное планирование закупок позволяет ОО «Хамкадам» и её сотрудникам стабильно работать над достижением целей Организации при надлежащем качестве и количестве имеющихся ресурсов; неэффективное планирование закупок может привести к тому, что эти цели не будут достигнуты. Планирование закупок и применение надлежащей практики закупок неизменно обеспечивают наилучшее соотношение цены и качества, более высокое качество проектов и оказания услуг и снижение рисков для Организации. После получения полной заявки и утверждения финансирования руководством организации соответствующий отдел может направить свои заявки в Административное управление по закупкам / бухгалтеру или главному бухгалтеру организации. На уровне Организации ответственность за разработку плана обычно возлагается на Административное управление по закупкам / бухгалтера или главного бухгалтера организации, но в отдельных случаях она может лежать на заявителе. План закупок всегда основывается на расчётах закупочных операций, которые должны быть выполнены в определённый период. Некоторые потребности в закупках предвидеть невозможно, поэтому планы никогда не бывают абсолютно точными. Но план закупки товаров/услуг по плану проекта всё равно лучше, чем отсутствие плана закупок. Роль административного менеджера в определении надлежащего плана и стратегии закупок очень важна.

1.3. Выбирая стратегию закупок, администрация по закупкам / бухгалтер или главный бухгалтер организации либо назначенное им лицо должны учитывать такие факторы, как финансовое регулирование и правила, процедуры закупок Организации, делегирование полномочий, финансовые пороги, внутренние процедуры оформления/утверждения и соответствующие административные сроки, вид закупки (товары, услуги или работы), сложность или характер потребности, рыночные условия, уже действующие соглашения и/или договоры (например, LTA) и возможность совместных закупок.

2. Вовлечение заинтересованных сторон

2.1. В сложных ситуациях бывает полезно систематически анализировать заинтересованные стороны и вовлекать их в планирование закупок. Заинтересованные стороны — это все, кто заинтересован в закупочной деятельности, обеспечивающей фактические или ожидаемые цели. Это могут быть партнёры по развитию, клиенты, конечные пользователи, гражданское общество, высшее руководство, финансовый отдел, технические эксперты и т. д. Важно определить интересы и относительную значимость каждой стороны. Иногда интересы сторон расходятся, вступают в конфликт или конкурируют друг с другом. На практике Административное управление по закупкам / бухгалтер или главный бухгалтер организации обычно выстраивает с заинтересованными сторонами совместные, но централизованные отношения. Это означает выслушивать их опасения и идеи, при необходимости согласовывать с ними решения и информировать их, обсуждать потребности и пожелания и при необходимости учитывать их потребности.

3. Потребность в закупке

3.1. Определение потребности в закупке — это определение и описание того, что нужно и будет закуплено, сбор информации, поиск подходящих решений и описание потребности в спецификациях товаров и оборудования, технических заданиях (ТЗ, TOR) на услуги, технических описаниях и планах строительных работ. Формально определение потребности входит в обязанности Административного управления по закупкам / бухгалтера или главного бухгалтера организации. При этом Административное управление по закупкам / бухгалтер или главный бухгалтер организации отвечает за то, чтобы техническое описание, представленное заявителем, было ясным и понятным и способствовало честной конкуренции между поставщиками.

3.2. Для системного и командного подхода рекомендуется, чтобы программа/проект и административный отдел совместно составляли общее техническое описание. Своевременное вовлечение административного отдела может принести дополнительную пользу благодаря опыту работы с похожими потребностями. В конце этого процесса заявитель должен просмотреть готовое описание и убедиться, что оно отвечает выявленной потребности.

4. Письменные спецификации для закупки

4.1. Во всех описаниях важно использовать ясный и точный язык, чтобы свести к минимуму риск неправильного толкования. Хорошая практика — привлечь специалиста для проверки и подтверждения спецификации/ТЗ до её окончательного утверждения.

4.2. Характеристики или описание физических или функциональных свойств материального товара должны давать подробное описание потребности. Они должны носить общий характер, чтобы обеспечить максимально широкую конкуренцию. Спецификация может быть выражена в одной из следующих форм или в их сочетании:

1. Функциональная — описывает, что должен делать продукт, и уделяет меньше внимания материалам и размерам.
2. Эксплуатационная — описывает, чего нужно достичь, а не конкретно, как это должно быть сделано. Для обеспечения качества следует ссылаться на соответствующие стандарты продукции и экологические требования.
3. Техническая — определяет конструкцию и точные характеристики товара (физические свойства, используемые материалы, потребляемую и выходную мощность, требуемый производственный процесс или, в случае услуг, применяемые методы работы). Из-за своей уникальности конструкторская спецификация может ограничивать конкуренцию из-за различий в инженерной практике.

4.3. Все три вида спецификаций можно сочетать. По возможности лучше использовать эксплуатационные и функциональные спецификации, а не технические: это позволяет поставщикам предлагать альтернативные и инновационные идеи и решения, что часто приводит к более эффективному использованию ресурсов. Однако в зависимости от продукта и потребностей конечного пользователя некоторые требования невозможно достаточно определить только в функциональных и эксплуатационных терминах. Кроме того, необходимо указывать минимальные требования.

5. Сводный план закупок

5.1. После сбора информации из всех соответствующих источников её необходимо свести в общий план закупок. Анализ плана позволяет выявить возможность объединения закупок для экономии на масштабе, лучшего использования ресурсов и даёт представление о масштабе закупочной деятельности. Кроме того, планы служат инструментом управления и позволяют определить периоды, на которые приходится большая доля закупок. Эта информация помогает планировать и распределять нагрузку между программами/проектами и административными/финансовыми отделами. Сводные планы закупок обычно составляются ежегодно, но в отдельных случаях, когда определить потребности сложнее, — ежеквартально или раз в полгода. Сведения для сводного плана закупок собирает ответственный сотрудник административного отдела из заявок заявителей, планов проектов/программ, системы прогнозирования и запросов на финансирование.

5.2. Минимальный объём сведений, собираемых для плана:

1. ожидаемая потребность в товарах/услугах/работах;
2. количество;
3. требуемые сроки поставки;
4. ориентировочный бюджет.

6. Процесс закупки и пороговые значения

6.1. Цель определения и выбора подходящего процесса закупки — найти наилучший способ получить решение/результат, удовлетворяющий потребность конечного пользователя в товарах, работах и услугах, добившись выгодных цен и условий договора в ходе конкурентного процесса, своевременно и в соответствии с принципами закупок организации.

6.2. Административное управление по закупкам / бухгалтер или главный бухгалтер организации должны направлять напоминания в соответствии со сроками, установленными в плане закупок. Договор на оказание услуг/поставку товаров с выбранными продавцами готовит и заключает административный отдел.

6.3. Процесс подготовки документов для закупки товаров и услуг лучше всего описывает таблица ниже.

Ни при каких обстоятельствах единая закупка не должна дробиться на несколько закупок или уменьшаться по срокам или объёму с намерением или с непредвиденным результатом изменить уровень утверждения или обойти пороговое значение.

Таблица 1. Документы, необходимые для закупки товаров и услуг

7. Национальные и международные закупки

7.1. Закупка товаров и услуг внутри страны обычно предпочтительна, и национальные закупки могут иметь преимущество перед международными в определённых случаях и по ряду причин, в том числе:

1. чрезвычайные ситуации и необходимость немедленного наличия;
2. товары, доступные на месте, лучше подходят для местных нужд;
3. услуги, которых нет за пределами страны;
4. недорогие крупногабаритные товары обычно эффективнее закупать на месте;
5. проект стремится стимулировать или использовать местные закупки для поддержки устойчивости;
6. общая стоимость закупки, включая расходы на международную перевозку, ниже при покупке на месте.

7.2. Вместе с тем бывают случаи, когда международная закупка более целесообразна, например:

1. для закупки требуется особая техническая квалификация;
2. соображения экономической эффективности или рыночные условия;
3. местных производственных мощностей для продукта недостаточно;
4. недостаточна возможность контроля качества;
5. продукт отсутствует на местном рынке.

8. Процесс запроса предложений

8.1. Документы запроса — это документы, с помощью которых у потенциальных поставщиков запрашивают коммерческие предложения, ценовые предложения или предложения о поставке товаров, оказании услуг или выполнении необходимых работ. И коммерческое, и ценовое предложение являются предложениями.

8.2. Ответственные сотрудники Администрации должны обеспечить, чтобы все потенциальные продавцы одновременно получали одинаковую информацию для подготовки предложений; чтобы критерии оценки были измеримыми и давали продавцу возможность получить договор; чтобы условия окончательного договора были чётко сформулированы и продавец понимал права и обязанности, которые он принимает на себя. Все требования должны быть изложены ясно, чтобы получить достаточное число отвечающих требованиям предложений и чтобы результат наилучшим образом отвечал потребностям Организации. Процедуры должны быть изложены ясно, чтобы ответственный сотрудник не тратил время на разъяснения.

8.3. Финансовые правила и нормы Организации требуют, чтобы, за некоторыми исключениями, все закупки были результатом конкурентных торгов. Тендер — важная часть процесса закупок. Помимо нормативных и этических соображений, честный конкурентный тендер — очень эффективный способ получить наилучшее соотношение цены и качества.

9. Вид и способ конкурса

9.1. В ОО «Хамкадам» применяются следующие основные способы запроса:

1. запрос ценовых предложений;
2. приглашение к участию в тендере.

Выбор подходящего способа определяется ожидаемой стоимостью закупки товаров и услуг.

9.2. В зависимости от стоимости закупки, рыночных условий и знания рынка можно использовать разные виды конкуренции. Нужно решить, использовать ли «открытый конкурс», в котором может участвовать любой поставщик, или «закрытый/ограниченный конкурс», в котором составляется короткий список и приглашаются конкретные компании. Кроме того, необходимо принять решение о географических источниках и об использовании международного конкурса или ограничении конкуренции национальными или региональными продавцами.

9.3. Ограниченный конкурс допускает к участию в запросе только отобранных продавцов/поставщиков. Ограниченный конкурс ограничивает конкуренцию коротким списком поставщиков, отобранных без дискриминации из утверждённых списков/реестров продавцов, по результатам изучения рынка и т. д.

9.4. При ограниченном конкурсе, в котором участвовать в запросе могут только отобранные продавцы, документы запроса предоставляются только продавцам из короткого списка. Короткий список готовит закупочный комитет, после чего его утверждает Исполнительный директор до выдачи документов запроса.

9.5. Документы запроса рассылаются всем продавцам одновременно по почте (в бумажном виде), курьером, факсом или электронной почтой либо, при открытом тендере, публикуются в электронном виде на сайтах (untj.org, tenders.tj и др.).

10. Запрос ценовых предложений

10.1. Запрос ценовых предложений используется для закупок стоимостью до 10 000 сомони и для чётко определённых товаров и услуг. Может действовать требование получить одно ценовое предложение для закупок до 10 000 сомони и не менее трёх действительных и приемлемых ценовых предложений для диапазона 10 000 < X ≤ 30 000 сомони. Этот процесс не формализован, и жёсткого срока подачи ценовых предложений, как правило, нет.

11. Приглашение к участию в тендере

11.1. Приглашение к участию в тендере (также — приглашение к торгам) обычно используется для закупок товаров и услуг стоимостью свыше 30 000 сомони. Рекомендуется направлять запрос более чем трём поставщикам, чтобы получить не менее трёх правильно оформленных ответов.

11.2. Для объявления и получения предложений на приглашение к участию в конкурсе или тендере должно отводиться достаточно времени. Нужно учитывать сложность спецификации, требуемой для тендера. Если спецификация несложная, можно установить срок от 5 до 10 рабочих дней. Если спецификация сложная и требует экспертизы или участия других технических специалистов, допускается срок от 2 до 3 недель.

12. Приём предложений

12.1. Ответы на запрос ценовых предложений можно направлять непосредственно в административный отдел лично, по почте, факсу или электронной почте — info@hamqadam.tj. Для ценовых предложений формальная процедура приёма не требуется.

12.2. Ответы на приглашение к участию в конкурсе и тендере подаются в запечатанных конвертах, на внешней стороне которых указаны номер запроса и другие сведения согласно инструкциям, направленным приглашённым. Все предложения хранятся запечатанными в специальном месте до даты и времени вскрытия.

12.3. Предложения по электронной почте для конкурсов и тендеров направляются только на защищённый адрес электронной почты, доступный лишь назначенным сотрудникам, которым Исполнительный директор поручил принимать заявки или предложения. Заявки или предложения прилагаются к письму, и все вложения должны быть в нередактируемом формате. Предложения, полученные по электронной почте, включая все вложения, распечатываются и хранятся в защищённом месте вместе с другими конкурсными и тендерными заявками.

13. Вскрытие предложений

13.1. Для ценовых предложений на товары и услуги стоимостью до 30 000 сомони формальная процедура вскрытия не требуется.

13.2. Вскрытие предложений по приглашениям к конкурсу и тендеру на закупку товаров и услуг стоимостью свыше 30 000 сомони обычно проводит уполномоченное заседание по закупкам. Заявки или предложения вскрываются в установленное время членами закупочной комиссии, уполномоченными Исполнительным директором, в присутствии потенциальных продавцов. В конкурсную комиссию включается один сотрудник организации в качестве назначенного наблюдателя; он должен быть независимым, то есть не участвовать непосредственно в закупке, по которой вскрываются заявки или предложения. Члены комиссии подписывают каждую страницу каждой заявки и передают её администратору для подготовки сравнительного анализа конкурса и тендера.

13.3. Предложения, полученные после крайнего срока, не принимаются, за исключением случаев, когда есть разумные доказательства того, что опоздание вызвано не зависящими от продавца обстоятельствами. В этих случаях, и только если предложение получено до официального вскрытия, оно может быть рассмотрено. Коммерческое предложение, ценовое предложение или заявка могут быть отклонены, если спецификация неудовлетворительна или предложение неполное.

14. Конкурсная/тендерная комиссия

14.1. Создаётся конкурсная/тендерная комиссия, которую Исполнительный директор (приказом) уполномочивает давать руководству письменные рекомендации по закупкам и присуждению договоров стоимостью свыше 30 000 сомони. Конкурсная/тендерная комиссия отвечает за то, чтобы:

1. для присуждения средств получены соответствующие полномочия;
2. интересы Организации защищены;
3. закупочная деятельность ведётся в соответствии с правилами, нормами и инструкциями и соответствует передовой деловой практике.

14.2. В конкурсную/тендерную комиссию входят представитель конечного пользователя или отдела, запрашивающего закупку, сотрудник администрации и представитель финансового отдела. Обычно достаточно трёх членов; если нет, предлагается состав из пяти человек, который может включать независимых сотрудников (не участвующих непосредственно в закупке, по которой вскрываются заявки или предложения), эксперта или консультанта. Если закупка или услуга требует особой экспертизы, Организация может пригласить специалиста из учреждений ООН.

14.3. Решение о том, какого поставщика рекомендовать, принимается путём обсуждения, ведущего к консенсусу. Если согласие не достигнуто, рекомендация принимается большинством голосов. В таких случаях обсуждение и разногласия полностью документируются, чтобы помочь лицу, уполномоченному принять окончательное решение.

14.4. Комиссия готовит отчёт со своей рекомендацией и выбранным участником с обоснованием и направляет его в соответствующий орган для окончательного утверждения согласно распределению полномочий.

15. Выбор предложения

15.1. Все ценовые, коммерческие предложения и заявки оцениваются по наилучшему соотношению цены и качества с учётом всех значимых факторов. Для тендеров и других дорогих/сложных или специализированных закупок факторы могут быть сложнее, чем цена, срок поставки, доставка и условия оплаты. Поэтому конкурсная/тендерная комиссия оценивает, насколько конкурсная/тендерная заявка отвечает требованиям приглашения к конкурсу/тендеру.

15.2. Сравнительный анализ конкурсов/тендеров (Приложение 6) представляется по любой закупке, требующей трёх ценовых предложений или конкурсной/тендерной заявки. Сравнительный анализ — это документ, в котором обобщаются и сравниваются предложения продавцов или поставщиков. В нём также отражаются документы и обоснование выбора конкретного поставщика. Сравнительный анализ готовят ответственные административные сотрудники, а утверждает Исполнительный директор.

15.3. Для тендеров, помимо сравнительного анализа, составляется итоговый отчёт, в котором фиксируются процесс и окончательный выбор конкурсной/тендерной комиссии; его подписывают все члены комиссии. Отчёт должен содержать описание процесса конкурса/тендера, в том числе имена всех членов Комиссии, победителя конкурса/тендера и причины выбора этого поставщика победителем, а также все приложения, включая все ценовые предложения и письма поставщиков.

16. Исключения из конкурентных торгов

16.1. Финансовая политика и правила Организации устанавливают, что конкуренция, как правило, — самый эффективный способ обеспечить наилучшее соотношение цены и качества. Вместе с тем эти правила признают, что возможны исключения для случаев, когда конкурентные торги не дают Организации подходящего результата. Заявитель и/или Административное управление должны представить обоснование отказа от конкурса.

16.2. Процедура конкурса/тендера может быть отменена, если с приемлемым обоснованием установлено, что конкуренция не отвечает интересам Организации. Заявки на закупку товаров и услуг через конкурс не проводятся в следующих случаях:

1. отсутствует конкурентный рынок — например, при официально признанной монополии; при ценах, установленных государством; когда потребность связана с особой услугой или продуктом; когда основные документы проекта определяют единственного поставщика, с которым должен быть заключён договор; или
2. стандартизация — при закупке конкретных товаров с особыми требованиями и если Организация стандартизирована на определённой марке;
3. чрезвычайные ситуации или срочная потребность в услугах не позволяют объявить приглашение к тендеру или запрос предложений либо повторно объявить его, если запрос не дал удовлетворительных результатов; или
4. сотрудничество с другими организациями ООН; или
5. последний конкурс не состоялся; или
6. приглашения к конкурсу/тендеру или запросы предложений не дают удовлетворительного результата или в конкретном случае не отвечают интересам Организации.

16.3. Во всех перечисленных случаях соответствующие причины фиксируются в письменной форме и подписываются Исполнительным директором или назначенным им лицом. Следует руководствоваться здравым суждением, а в некоторых случаях Административный отдел проверяет рынок, чтобы убедиться, что полученная цена справедлива и разумна.

16.4. Договоры также могут присуждаться по результатам действующих тендеров, проведённым менее шести (6) месяцев назад, без нового тендера при условии, что поставщик готов снизить или сохранить первоначальную цену на условиях первоначального запроса. При этом Администрация должна убедиться, что рыночные условия не изменились и цены остаются конкурентоспособными.

17. Прямая закупка

17.1. Прямая закупка у конкретных поставщиков конкретных товаров/услуг возможна в следующих случаях:

1. если с поставщиком заключён долгосрочный договор;
2. если поставщик внесён в утверждённый список продавцов или реестр Организации;
3. если от процедуры закупки и объявления тендера отказались (см. «Исключения из конкурентных торгов»).

18. Утверждённый список / реестр продавцов

18.1. Утверждённый список продавцов содержит сведения о продавцах, которые показали способность соответствовать требованиям Организации к качеству и другим требованиям. Каждый закупаемый товар, влияющий на качество продукции, должен приобретаться у утверждённого поставщика именно этого товара, то есть у поставщика, который прошёл проверку/оценку и внесён в Утверждённый список продавцов.

18.2. Организация может создать утверждённый список продавцов для конкретных и полностью определённых предметов закупки.

18.3. Утверждённый список продавцов не может использоваться для договоров на профессиональные и общие услуги, договоров в сфере информационных технологий и строительных проектов.

18.4. Каждое обновление Утверждённого списка продавцов а) документируется и б) требует утверждения Административного управления и Исполнительного директора. Административное управление отвечает за ведение и контроль списка продавцов, а также за оценку качества поставщиков, спецификаций и документации.

18.5. После создания списка продавцов Административное управление периодически (ежегодно) пересматривает его и, чтобы сохранить продавца в списке, может запросить у него актуальные цены. Если продавец меняет политику, уходит с рынка или повышает цены, работать с ним может стать невыгодно.

18.6. Список продавцов можно вести в электронной таблице MS Excel.

19. Переговоры

19.1. Переговоры ведутся с участниками, ценовые или тендерные заявки которых прошли оценку и соответствуют обязательным и минимальным требованиям. Ход переговоров и их результат фиксируются в тендерной документации. Переговоры допускаются при запросе у единственного источника.

19.2. Во время конкурса/тендера переговоры не допускаются. Однако после завершения отбора переговоры с поставщиком, предложившим самую низкую цену, возможны, но только в исключительных случаях, например:

1. имеющегося бюджета недостаточно для покупки запрошенного товара (товаров), и поставщик соглашается снизить цену;
2. предложение включает дополнительное оборудование или услуги, не требовавшиеся в документе запроса.

20. Конфликт интересов

20.1. Конфликт интересов возникает, когда при исполнении служебных обязанностей сотрудник или член комиссии может повлиять на принятие решения, в котором он лично заинтересован. Сотрудники не должны использовать своё положение или знания, полученные при исполнении служебных обязанностей, для личной, финансовой или иной выгоды либо в интересах третьих лиц.

20.2. Сотрудники не должны участвовать в отборе или управлении конкретной закупкой, если существует реальный или видимый конфликт интересов.

20.3. Сотрудники не должны вовлекаться в деловые операции, связанные с деловыми интересами супруга (супруги), детей и других близких членов семьи и иных зависимых членов домохозяйства. Сотрудник не может принимать взятку, подкуп или любую личную выгоду. Если у кого-либо из сотрудников, отвечающих за отбор, есть опасения по поводу конфликта интересов, он должен прежде всего сообщить руководству или конкурсной/тендерной комиссии о любом своём участии или переговорах в процессе закупки.

21. Заявка на оплату

21.1. Конечные пользователи подают Заявку на оплату закупки товаров и услуг (см. Приложение 6) в соответствии с утверждёнными прогнозами/потребностями и утверждённым планом закупок, рассмотренными в разделах выше.

21.2. Заявку на оплату подаёт назначенное лицо в отделе конечного пользователя. В ней указываются категория и коды статьи бюджета, по которым должны быть произведены расходы.

21.3. Разрешение/утверждение Заявки на оплату даётся в соответствии с таблицей делегирования полномочий, указанной в инструкции.

21.4. После утверждения соответствующим органом заявка на оплату направляется в Администрацию для дальнейшей обработки.

21.5. Исполнение заявок на оплату ежемесячно контролирует Административное управление. Заявка на оплату подаётся на любую закупку товаров и услуг, кроме командировочных расходов, поскольку бланк заявки на командировку содержит все элементы заявки на оплату.

22. Закупки за наличные

22.1. Все закупки на сумму до 1 000 сомони относятся к мелким закупкам за наличные и производятся наличными; на каждую закупку за наличные соответствующий отдел оформляет заявку на финансовую оплату.

22.2. Все закупки за наличные утверждает главный бухгалтер организации.

22.3. Все утверждённые заявки на оплату при пополнении наличных средств передаются в финансовый отдел.

22.4. Каждый раз, когда нужно совершить закупку, назначенное лицо в соответствующем отделе готовит заявку на оплату и передаёт её на утверждение главному бухгалтеру организации.

22.5. Назначенное лицо передаёт все заявки на оплату с подтверждающими документами главному бухгалтеру организации для оплаты.